Gestion de temps: 15 trucs pour améliorer votre quotidien

Quel défi que celui de la gestion de notre temps!

Dans les faits, on dispose tous de la même quantité de temps chaque jour.

24 heures. 1440 minutes. 86 400 secondes.

C’est pareil pour tout le monde.

Là où ça diffère, c’est ce qu’on fait de ce précieux temps qui s’écoule.

Et aussi comment on le perçoit, comment on le gère, comment on planifie s’en servir.

On oublie parfois que le temps devrait être à notre service. Et non l’inverse.

Voici donc 15 trucs pour prendre les choses en main et mieux gérer son temps au quotidien.

1. Avoir une répartition claire de notre temps

Tout d’abord, avoir une répartition claire du temps alloué à chaque sphère de notre vie est à la base d’une gestion de temps efficace.

Le temps prévu pour le travail, tout comme celui alloué à notre famille, à notre vie personnelle et aux loisirs doit être défini.

Oui, il peut être variable. Il peut y avoir des exceptions. Souvent. Mais les bases doivent être claires.

Il y a toute une différence entre le fait de travailler 40 heures/semaine ou 70 heures/semaine.

On doit faire des choix et essayer de s’en tenir à ceux-ci le plus souvent possible.

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2. Planifier notre temps en fonction de notre énergie

Il est par ailleurs sage et fort utile de planifier notre temps en fonction de notre énergie.

Ainsi, on prendra soin de prévoir faire certaines tâches au moment où on sait qu’on sera plus efficace pour les accomplir.

Notre énergie est à son top le matin?

C’est le moment de planifier nos rencontres les plus importantes ou d’attaquer les dossiers qui demandent beaucoup de concentration.

On garde ainsi les tâches plus simples ou qui requièrent moins d’attention pour les moments où notre énergie est plus basse.

3. Prioriser ce qui compte vraiment

Une bonne organisation de temps au quotidien part d’une saine gestion des priorités.

Ce qui passe en premier ou ce qui doit être fait en premier doit être clair dans notre esprit.

Faire une liste de ses priorités peut être un exercice très utile.

Par exemple, on peut identifier ses trois ou quatre priorités de la journée.

On s’y ramène aussi souvent que nécessaire.

Et on s’y tient.

On peut aussi faire le même exercice pour nos priorités de la semaine et du mois, mais il reste impératif de s’occuper de ses priorités quotidiennes.

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4. Prévoir du temps pour les imprévus

On ne peut pas tout prévoir et des imprévus, c’est fréquent!

Chaque semaine, quelque chose ne se passe pas comme prévu, prend plus de temps, doit être déplacé dans l’horaire ou s’y ajoute carrément.

La clé?

Ne pas planifier 100 % de son temps.

Avoir des trous dans son horaire. Des périodes tampons, des « buffers » comme on le dit si bien.

Par exemple, la planification peut couvrir 75 % de notre temps consacré au travail.

Le 25 % restant servira aux imprévus et nous aidera à ne pas finir la semaine la langue à terre.

5. Évaluer la durée de chacune des tâches

Évaluer la durée approximative d’une tâche est un exercice simple et efficace qui aide beaucoup la gestion de temps au quotidien.

On pense qu’une tâche prendra une heure? On prévoit cette période de temps et un petit peu plus. Systématiquement.

Et s’il s’agit d’une tâche nouvelle ou d’une tâche hors de notre champ de compétence, on n’hésite pas à prévoir une fois et demie le temps, voire deux fois le temps envisagé.

On doit se déplacer? On doit faire un peu de préparation avant une rencontre? Ce temps doit aussi être pris en compte dans notre évaluation.

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6. Mettre une limite de temps pour effectuer une tâche

Il est démontré que si on a tout notre temps pour faire une tâche, on y consacrera habituellement plus de temps.

Tout comme on ne débutera pas nécessairement aujourd’hui une tâche qui doit être achevée dans trois semaines.

Ou qui n’a tout simplement pas d’échéance.

Ainsi, mettre une limite de temps pour effectuer une tâche est fort utile.

Tout comme prévoir une date limite pour la terminaison d’un projet ou d’une tâche est salutaire.

On peut ainsi mieux envisager toutes les étapes à exécuter pour effectuer le travail dans le délai prévu.

7. Commencer par faire la tâche la plus lourde

Une autre stratégie pour une meilleure gestion de temps consiste à commencer sa journée par l’obligation la plus lourde.

Ainsi, on garde le meilleur pour la fin!

Oui, cela implique de faire l’effort de commencer notre journée par la tâche qui nous apparait la plus ardue ou qui nous demandera le plus de temps.

Au lieu de la porter comme un fardeau toute la journée, on l’attaque de front.

Elle sera bientôt exécutée et peut-être plus rapidement que prévu.

Et on sera heureux et libéré… au lieu de se dire à tout instant qu’on devrait s’y mettre.

8. Faire une chose à la fois

Il faut cesser de s’éparpiller et de vouloir tout faire au même moment.

On ne peut pas lire un document, prendre ses courriels et intervenir dans une rencontre Zoom en même temps!

Tout faire à moitié, c’est ne rien faire vraiment et perdre un temps énorme.

Une chose à la fois.

On peut noter nos idées, les tâches qu’on fera après celle qui nous occupe, mais de grâce, on reste concentré sur ce qu’on a à faire, là, maintenant.

Faire plusieurs tâches à la fois nuit clairement à la bonne gestion du temps au quotidien.

Encore une fois, on pense accomplir plus de choses, mais c’est une fausse impression.

On avance moins vite et moins bien.

9. Accomplir une tâche en une seule étape

Dans le même esprit, on essaie de faire la tâche qu’on a prévue en une seule étape.

On limite les interruptions.

On évite aussi de prioriser autre chose quand on est en pleine réalisation de cette tâche.

Que ce soit pour rédiger un article, réviser un document ou préparer une rencontre, le faire par à-coup, parce que l’on est sans cesse interrompu, peut prendre beaucoup plus de temps.

Et cela affecte grandement notre gestion du temps et des délais.

C’est une évidence, on le sait, mais on se fait tous prendre à un moment ou à un autre.

L’idéal est donc de limiter au maximum les interruptions, celles des autres, mais aussi celles qui pourraient venir de nous, pour aller au bout de la tâche en une seule fois.

10. Regrouper les tâches qui sont semblables

C’est le principe du «batching».

Vous connaissez?

Il s’agit de regrouper les tâches similaires pour les accomplir au même moment.

Le fait de réaliser certaines tâches de façon groupée peut faire sauver un temps fou.

Par exemple, au lieu de lire nos courriels et d’y répondre au fur et à mesure de leur réception, s’occuper de cette tâche à des moments bien précis de la journée peut être une stratégie efficace pour sauver du temps.

Et aussi pour rester concentrer sur nos autres tâches, plus souvent prioritaires.

Retourner les appels dans des plages horaires définies également.

Les exemples sont nombreux.

11. Se tenir loin des distractions

Fuir les distractions est une autre façon de bien gérer son temps au quotidien et de ne pas avoir le sentiment d’être sans cesse en retard sur son horaire, sur sa vie.

Ainsi, le temps passé sur les réseaux sociaux, à jaser à la machine à café ou dans le cadre de porte devrait être limité.

De même, les demandes ponctuelles et les courriels non urgents ne devraient peut-être pas mériter une attention immédiate.

Du moins, pas toujours.

On peut quand même se garder un petit peu de temps pour le social.

Et assurément pour prendre de vraies pauses. Planifiées.

12. Prendre des pauses de temps en temps

Pour certains, l’enjeu n’est pas les distractions ou les interruptions trop fréquentes, mais plutôt l’absence de pauses.

Travailler de façon continue sans jamais s’arrêter, même pas pour manger, est contreproductif.

On peut parfois avoir l’impression qu’on accomplit plus, qu’on est plus efficace si on ne prend pas de pause, mais ce n’est pas forcément le cas.

Surtout pas si cela devient notre façon de faire, jour après jour.

En effet, notre cerveau en surchauffe ne fonctionne plus aussi adéquatement.

Il a besoin d’une pause.

De plusieurs pauses par jour.

Des vrais temps d’arrêt loin des écrans, idéalement.

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13. Planifier notre emploi du temps du lendemain

Prévoir quelques minutes en fin de la journée pour planifier les tâches du lendemain ou, à du moins, décider par quelle tâche on commencera notre journée, aidera bien sûr à une meilleure gestion de temps de la journée suivante.

Encore mieux: prendre une petite heure ou deux le vendredi pour planifier la semaine suivante fera sauver encore plus de temps.

Notre énergie sera alignée et investie aux bons endroits, en fonction des priorités réfléchies et établies à l’avance.

14. Ranger son bureau à la fin de la journée

Commencer sa journée dans un environnement à l’ordre et bien rangé permet assurément de gagner du temps.

Et cela nous met dans de bonnes dispositions pour avoir une journée des plus productives.

Même si ça demande de la discipline, c’est une très bonne habitude que de prendre quelques minutes pour ranger son bureau avant de terminer sa journée de boulot et ainsi, faciliter notre journée du lendemain.

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15. Apprendre à dire non

Apprendre à dire non est une des clés les plus importantes de notre bien-être.

Je termine donc avec ce conseil ultime: sachez dire non!

Il est important de pouvoir poser des limites. Les répercussions de ne pas le faire sont grandes. Sur notre gestion de temps, bien sûr, mais aussi dans toutes les sphères de notre vie.

Il n’y a rien de mal à dire non.

Ne vous justifiez pas trop, juste assez.

Et assumer vos décisions.

J’espère que ces 15 trucs pour une meilleure gestion de temps contribueront à votre mieux-être au quotidien.

Et à vivre votre plus belle vie dès maintenant.

Car mieux gérer son temps permet d’améliorer sa qualité de vie, ses relations et son mieux-être physique et mental rapidement et de façon durale.

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Article publié le 16 septembre 2021

Dernière mise à jour le 19 juillet 2023